Comune di Frosinone

COMUNE di FROSINONE
Settore B – Personale e Organizzazione Amministrativa

Prot. 65573 Frosinone, 29 DIC. 2011

Oggetto: Misure Organizzative

Alle U.O.
B1 – Personale e organizzazione
B2 – Trattamento economico
B3 – Anagrafe e Stato civile
B4 – Elettorale

p.c.

Al Segretario Generale
Al Nucleo di Valutazione

Oggetto: Misure organizzative e responsabilità Settore Personale e Servizi Demografici - Adempimenti in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive

Si trasmette in allegato la direttiva n.14 del 22/12/2011 del dipartimento della funzione pubblica in merito all’applicazione delle nuove disposizioni di cui all’art.15 della Legge 12/11/2011 n.183.
In particolare dal 01/01/2012 è fatto divieto di rilasciare certificazioni, a richiesta dei privati cittadini, utilizzabili verso la Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi, al fine di evitare responsabilità, il rilascio dei certificati dovrà avvenire con la seguente obbligatoria dicitura:

“il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”

Eventuali certificati rilasciati privi della seguente dicitura comportano quale conseguenza una violazione dei doveri di ufficio a carico del responsabile, con conseguente attivazione delle procedure di comminazione di sanzione disciplinare. Si evidenzia che, a norma dell’art. 74 del DPR 445/2000, costituiscono violazione dei doveri d’ufficio i seguenti comportamenti da parte di pubblici dipendenti:

• la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni del DPR 445/2000;
• la richiesta e l’accettazione di certificati o di atti di notorietà;
• il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento;
• la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell'atto di nascita;
• il rilascio di certificati privi della seguente dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”;
• la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni.

Si rende necessario, pertanto, predisporre anticipatamente appositi timbri per apporre sui certificati da rilasciare dagli uffici di questo Comune la dicitura anzi detta, in modo da poter rilasciare certificati validi, sin dal 1° gennaio 2012, anche nelle more di adeguare i programmi informatici e di predisporre specifici modelli prestampati per il rilascio di certificati muniti della stessa dicitura.

In attesa dell’adozione di un apposito regolamento che disciplini organicamente la materia del predetto ufficio responsabile per la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle altre amministrazioni procedenti, tali competenze sono ascritte ai seguenti responsabili dei servizi:

1. Il responsabile del rilascio delle certificazioni anagrafiche, di stato civile e leva militare è la D.ssa Wanda Bracaglia in qualità di responsabile dell’Unità Operativa B3;
2. Il responsabile del rilascio di certificati in materia elettorale è il Sig. Leonardo Catalano in qualità di responsabile dell’Unità Operativa B4;
3. Il responsabile del rilascio di certificazioni in materia di personale è la D.ssa Valeria Nichilò, in qualità di responsabile dell’Unità Operativa B1;
4. Il responsabile del rilascio di certificazioni in materia di trattamento economico è la Sig. Paola Fella in qualità di responsabile dell’Unità Operativa B2.

Si precisa come in determinato procedimenti amministrativi la legge abbia individuato l’impossibilità di avvalersi degli strumenti di semplificazione documentale, è il caso del procedimento elettorale preparatorio, vale a dire nella fase di presentazione delle liste e delle candidature. Sul punto si sono espressi in maniera concorde sia la giurisprudenza1 che il Ministero dell’Interno, che con circolare 11 aprile 2002, n. 32 del Dipartimento per gli affari interni e territoriali (Direzione centrale servizi elettorali), ha ribadito l'inutilizzabilità, nella fase della presentazione delle liste e delle candidature, degli strumenti di semplificazione della documentazione amministrativa, in primis l'autocertificazione.

In considerazione dei doverosi controlli da espletare in conformità a quanto disposto dall’art.71 del DPR 445/2000, si stabiliscono le seguenti linee direttive utili ad effettuare idonei controlli anche a campione:

• In caso di fondati dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 del DPR 445/2000, il responsabile dell’Unità Operativa attiverà obbligatoriamente il controllo della veridicità delle certificazioni rilasciate;
• Sulla base delle autocertificazioni o delle dichiarazioni sostitutive ricevute il responsabile dell’Unità Operativa attiverà almeno il 5% di controlli a campione con evidenza a fine di ogni trimestre dei controlli effettuati e della modalità utilizzata da inviare al Dirigente del Settore Personale, il quale curerà le relazioni trimestrali inviate dalle unità operative in indirizzo. Sarà cura del responsabile dell’Unità Operative evidenziare il totale delle autocertificazioni o dichiarazioni sostitutive ricevute e quelle di cui se ne è chiesto il controllo con esito dello stesso. Tale adempimento rappresenta misura di valutazione della performance organizzativa dell’Unità Operativa in sede di valutazione;
• In materia di autocertificazione o certificazione dei concorsi o selezioni pubbliche, il controllo sarà effettuato, nei confronti di tutti i vincitori e su almeno il 10% delle autocertificazioni o dichiarazioni sostitutive rilasciate dagli altri partecipanti inseriti negli idonei, restando in ogni caso valido l’obbligo del controllo in caso di fondati dubbi sulle stesse.

In merito alla dizione “fondati dubbi”, richiesti per l’obbligatorietà del procedimento dei controlli, si ritiene utile i seguenti indici rilevatori:

• la contraddittorietà e l’incongruenza tra i dati dichiarati oppure tra questi e le informazioni già in possesso dell’ufficio o a questo pervenute;
• la sussistenza di specifiche circostanze ambientali o di elementi di particolare rilievo che abbiano accompagnato la presentazione della dichiarazione;
• l’esistenza di imprecisioni ed omissioni tali da far supporre la volontà dell’interessato di rendere solo dati parziali o, comunque, tali da non permettere alla P.A. una completa valutazione degli elementi prodotti.

Nel caso in cui dai controlli emergessero irregolarità, il responsabile dell’Unità Operativa informa tempestivamente il Dirigente del Settore al fine dell’inoltro alla Procura della Repubblica di eventuali false dichiarazioni riscontrate.

Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, alle comunicazioni effettuate nell’ambito della procedura di controllo si applicherà l’articolo 16 del testo unico e l’articolo 11 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196: “Codice in materia di protezione dei dati personali.” esclusivamente per informazioni concernenti fatti e qualità personali strettamente connesse con il perseguimento delle finalità per le quali sono state richieste.

Dal lato del controllo effettuato da Pubbliche Amministrazioni o gestori di pubblici servizi verso gli uffici del Comune di Frosinone, in merito alle autocertificazioni o dichiarazioni sostitutive, i responsabili in indirizzo sono obbligati ad effettuare la risposta entro e non oltre 30 giorni dalla data di acquisizione della richiesta al protocollo dell’Ente o in caso di ricezione via fax.

Si precisa che la mancata risposta entro trenta giorni rappresenta violazione dei doveri di ufficio ed è presa in considerazione nella valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione. A tal fine i responsabili delle Unità Operative sopra individuate avranno cura di trasmettere trimestralmente i seguenti dati al Dirigente del Settore Personale:

• Numero delle richieste pervenute di controllo da parte della Pubblica amministrazione o da gestori di pubblici esercizi, con distinzione degli stessi, indicando la data di acquisizione della richiesta e la data di inoltro della risposta;
• Rappresenta misura di performance organizzativa per il personale appartenente all’unità operativa uno standard medio di conclusione dei procedimenti di risposta pari a 25 giorni, con valutazione del peso pari al 20% della retribuzione della performance organizzativa da distribuire al personale addetto al servizio (esempio Stato Civile, Anagrafe, Leva, Elettorale ecc.). Valori inferiori allo standard medio inferiori a cinque giorni comporteranno una valutazione massima, valori superiori allo standard medio comporteranno una valutazione negativa proporzionale fino al limite dei trenta giorni;
• I responsabili delle Unità Operative, non titolari di posizione organizzativa, avranno una decurtazione rispetto al salario accessorio (produttività individuale e specifiche responsabilità) pari al 20%, mentre i titolari di posizione organizzativa subiranno una decurtazione della retribuzione di risultato pari al 20%, in caso di standard medi inferiori al 25 giorni e una valorizzazione piena in caso di target raggiunto con una media di risposte inoltrate pari a 20 giorni;
• I responsabili delle unità operative restano in ogni responsabili in caso di violazione anche di un solo ritardo, non giustificato, di comunicazione oltre il termine dei trenta giorni previsti dalla normativa. Anche un solo ritardo comporterà l’applicazione di una sanzione corrispondente alla decurtazione del salario accessorio nella valutazione della performance individuale o nella retribuzione di risultato in caso di posizione organizzativa.

La presente disposizione viene notificata ai responsabili di Unità Operativa in indirizzo e resa nota all’Ufficio CED per la pubblicazione sul sito istituzionale del comune sotto la dizione “Adempimenti in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive - Misure organizzative e responsabilità Settore Personale e Servizi Demografici”.


F.to Il Dirigente
Dott. Vincenzo Giannotti